20211123
<公司三文治>沒有企業是靠守規則而成功
以前的企業重視規則,工人作為機械齒輪般的存在,是生產線的一部份,所以用規則來確保生產線正常運作是很合理的。如今的商業世界,追求的是創新及用戶體驗,已沒有企業是因為守規則而成功的。
既然守規則不會成功,企業為什麼還有那麼多規則呢?其中一個好處是提升效率,如果同一樣事情,各人都以各自的方式去處理,那應對的人自然需要以各式各樣的方法去面對,這樣不但花時間,出錯的機會也高。
規則另一個好處是方便。例如一家企業的福利制度可能分成幾個層級,同一個層級的同事所獲得的福利都是相同,這樣公司不用按每個人不同的情況去制定福利項目,同事也會覺得公平而樂意接受,是一種很方便的工具。
執行規則時,我們一定要清楚該規則的目標。如果像政府一類的公營機構,其規則的主要功用是抹去個人化,所以即使會犠牲效率,也要達到廉正公開的原則,為此,政府可以變成一個規則的集合體。不過,在商業機構,主要的目標是利潤最大化,所以規則存在的目的也必然是達到這個目標。因此,如果規則的存在阻礙到機構的利益,規則本身就必須修正。
看到標題時,你或者會認為本篇文章是反對規則的,其實不是,個人認為規則的好處是多於壞處的,我反對盲目跟隨規則而降低效率這種本末倒置的行為。
很多公司都會推出一些優惠活動,為的是吸引客戶繼續光顧,而這些活動都會有指定的規則。我相信大部份客戶都會按規則去享受優惠,但總有些人會因為不小心錯過了優惠而不去光顧。如果我們能彈性去應對這些不小心的人,定能增加我們的盈利,不過現實上很多時我們都會因為違反規則而拒絕這些客戶;有時,我們更會為了堵塞佔小便宜的漏洞而令規則更為繁複,令客戶對優惠失去興趣,這就是我說的本末倒置。
出現這個情況的原因,說穿了就是為了照顧所有人。並不是每個人都可以從目標去看待事物,這需要相當的判斷力,誰人是不小心錯過優惠,誰人是來佔小便宜的,並不是每個員工都能分別。因此,為了方便處理,一律按規則辦事。的確,為了整體利益,有時不得不犠牲彈性,但以目標為本的思考方式不應該被忽略。
記得之前文章《我們都在「不勝任」的職位上》提過的「彼得原理」嗎?當中指出,我們升職是因為之前的職位做得出色,而並非我們能勝任新的職位,所以我們最終會升至自己無法勝任的職位。當這種情況出現時,由於能力並不勝任,我們就無法再依靠自身去判斷事物,只能以組織的價值(規則)來衡量工作,並成為規則的擁護者。然而,盲從規則只可以令我們不會出錯,而不會令事情變得更好。如果我們進一步以規則的標準來衡量下屬,最終可能只會產生出一些平庸的員工,趕走一些有天份的員工。
我們要清楚,規則只是工具,為了讓我們的工作做得更好的工具,但絕對不是我們的目標;規則的公平性質,是為了方便我們處理事物,公平在商業原則下並不是絕對。我們必須要洞識規則出現的原意,明白當中的意義,並適當跟從。當規則和目標相違背時,我們要修改的是規則;當有人佔規則的小便宜時,我們要處理的是耍小聰明的人。
蘇桂荃 數碼營銷經理
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